ريادة أعمال وإدارة

أكثر 12 طريقة فعالة يمكنها توفير الوقت الضائع في العمل

لا أتمنى لو كان لدي المزيد من الوقت، الآن لا تفهموني خطأ، أنا لا أتبع دائمًا نصيحتي الخاصة (ألا نعلم جميعًا ما يجب أن نفعله، ولكن في بعض الأحيان نختار عدم القيام بذلك؟)، عندما يحدث ذلك أقوم بتأجيل المواعيد أو أعتذر عن التأخير، في تلك اللحظات أتساءل عما إذا كانت الأمور ستختلف إذا كان لدي المزيد من الوقت، أو استطعت توفير الوقت الضائع.

لكن في أعماقي أعلم أن الحصول على مزيد من الوقت لن يحل المشكلة، لأنه إذا أسأت إدارة الوقت الذي أمضيته بالفعل، فإن الحصول على مزيد من الوقت يعني أنه سيكون لدي المزيد من الوقت لإساءة  إدارته.

إن الحصول على مزيد من الوقت لا يؤدي بالضرورة إلى تحقيق المزيد، ومع ذلك إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها توفير الوقت الضائع في العمل:

ترويض صندوق بريدك

  1. تقليل الوقت في البحث في بريدك الوارد: قلل الوقت في البحث في صندوق بريدك لتوفير الوقت الضائع في ذلك، انقل جميع المحادثات المتعلقة بالمشروع إلى أداة إدارة المشروع، حيث تعد Asana  و Trello و TeamworkPM و Wrike أمثلة رائعة على هذه الأدوات، تسمح لك بتنظيم محادثاتك من خلال مشاريع ومهام محددة، وتمكنك وظيفة البحث الخاصة بهم من العثور على محادثة معينة على الفور.
  2. الجدولة الآلية: أنت تضيع الوقت عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ذهابًا وإيابًا مع العملاء الذين يحاولون التوصل إلى يوم ووقت للقاء، تقدم برامج الجدولة عبر الإنترنت عملية واضحة لك ولعملائك، مما سيوفر لك الوقت، ويساعدك على تجنب كوارث الحجز المزدوج، ويجعلك تبدو محترفًا، يمكنك اختيار جدولة عبر الإنترنت من مجموعة كبيرة من الخيارات مثل AcuityScheduling و ScheduleOnce و Calendly، على سبيل المثال لا الحصر.
  3. إنشاء ومشاركة المعلومات: بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع، حاول التخلص من أي رسائل بريد إلكتروني لا ينبغي أن تصل إلى بريدك الوارد في المقام الأول.
  4. استخدم النماذج لجمع المعلومات: لإنهاء الرسائل ذهابًا وإيابًا مع عملائك الذين يطلبون معلومات أو أصولًا طوال المشروع، أنشئ نموذجًا يسأل عن كل ما تحتاجه جميعًا مرة واحدة عندما تبدأ العمل معهم لأول مرة.
  5. أوقف تشغيل الإشعارات: يمكن لإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي أن تملأ بريدك الإلكتروني بسرعة ودون ضرورة، فهي لا تزعج البريد الوارد الخاص بك فحسب، بل تشتت انتباهك عن المهام التي في متناول اليد، لا تسمح لوسائل التواصل الاجتماعي باختطاف وقتك، يمكنك دائمًا تخصيص وقت للتحقق من قنوات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك لاحقًا.

اعمل بذكاء

  1. أعلن الحرب على الانحرافات: لا شيء يأكل وقتك أكثر من التشتيت، تخلص منه واحداً تلو الآخر، أولاً أنشئ سجلًا لمشغلات الإلهاء، بعد ذلك انزل إلى القائمة وعالج كل واحد منهم، على سبيل المثال إذا كنت مشتتًا بسبب التنبيهات التي يصدرها هاتفك عند تلقي رسالة جديدة، فضعها في الوضع الصامت.
  2. لا تستخدم بريدك الوارد كقائمة مهام: عندما تفعل ذلك فأنت تسمح للآخرين بإملاء كيفية قضاء وقتك، بدلاً من ذلك استخدم إحدى أدوات إدارة المشروع لتتبع مهامك، قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اتخاذ إجراء في مهمتك أو إدارة المشروع وتحويلها تلقائيًا إلى مهام.
  3. القيام بمهام مزدوجة بدلاً من تعدد المهام: يؤدي تعدد المهام إلى إبطائك؛ لأنك تقاطع تركيزك وإنتاجيتك بالتبديل من مهمة إلى أخرى، عندما تقوم بمهام مزدوجة فإنك تنخرط في نوعين مختلفين من النشاط (الذهني والبدني) في وقت واحد، مثل الاستماع إلى بودكاست أثناء التمرين، تساعدك المهام المزدوجة على توفير الوقت الضائع الذي يستغرقه تنفيذ مهمتين مختلفتين بشكل فردي.
  4. قم بآخر 5%: من المغري جدًا تخطي المهام مثل تسمية مستند بشكل صحيح أو اختبار الرابط الذي توشك على مشاركته، ولكن توقف واستغرق دقيقة لإكمال المهمة بشكل صحيح، ستوفر ساعات من وقتك الثمين لمدة عام.

استعمل التكنولوجيا

  1. كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة: بغض النظر عن عدد رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بإزالتها، سيكون هناك دائمًا رسائل بريد إلكتروني تنتظر الرد عليها، قم بتوفير الوقت الضائع في تأليف نفس الرسائل أو الفقرات باستخدام ميزات Gmail مثل الردود الجاهزة أو اعتماد أدوات مثل Text Expander (لنظام التشغيل Mac)، تسمح لك باستخدام النسخة المكتوبة مسبقًا على الفور، عن طريق إدراج قالب أو الضغط على مفتاح يتوسع في عبارة أو فقرة.
  2. سجل إجاباتك: هذا الاختصار مفيد بشكل خاص عندما تحتاج إلى تقديم ملاحظات أو شرح، هذه أيضًا طريقة رائعة لتوضيح كيفية القيام بشيء ما مثل تحميل وتنسيق مشاركة مدونة، أو البحث في موضوع، أو إعداد حدث، أدوات مثل Loom و Screencast و Jing مثالية لذلك.
  3. وفر وقت المتابعة: قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتنمية العلاقات مع الشركاء الاستراتيجيين والبائعين والعملاء، ولكن عند إتمام بعض جوانب تعزيز العلاقات، يمكنك توفير  الوقت، يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل جدولة رسائل البريد الإلكتروني التي تتمنى عيد ميلاد سعيد لأفضل جهات الاتصال الخاصة بك أو تهنئتهم في ذكرى عمل أو تقترح أن تحدد موعداً لمكالمة (حيث يمكنك منحهم رابطًا لجدول مواعيدك عبر الإنترنت).

العمل ببساطة وكفاءة يعني إنجاز المزيد من العمل، لهذا السبب يجب أن يكون لكيفية قيامك بالأمور اليومية هدف باستخدام الوقت الذي لديك عن قصد وحكمة، يمكنك إنجاز أكثر بكثير مما يسمح به وقتك عادةً، ويمكنك توفير الوقت الضائع في أدائك للمهام والاستفادة به.

المصدر: fastcompany

قد يهمك أيضًا : أهم وأبرز مهارات العمل التي يبحث عنها أصحاب الشركات

برجاء تقييم المقال

الوسوم

حورية بوطريف

أم جزائرية، ماكثة بالبيت، أحب المساهمة في صناعة المحتوى

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق
إغلاق