ريادة أعمال وإدارة

ما هو مكتب إدارة المشروعات “PMO”؟

ماذا يفعل مكتب إدارة المشروعات ؟

تتعقد الأمور في المؤسسات الكبيرة عند تشغيلها لمشاريع متعددة عندما تريد تحقيق التغيير والنمو وبلوغ أهدافها المفترض أن تصل إليها، ولكن تجد أن الوصول لهذه الأهداف غير ممكن، ولا تستطيع تحديد الأسباب الحقيقية ولا تتمكن من رؤية واضحة لأسباب التعثر، حيث تسود الفوضى وتسيطر على المشهد داخل المؤسسة. لذا يتعين على هذه المؤسسات عند الإحساس بفقد السيطرة الكاملة على منظومة المشروعات إجراء تغييرات، ولكن ذلك قد يزيد الأمور تعقيداً، وهنا يمكن لوجود مكتب إدارة المشاريع المساعدة في تخفيف هذا الحمل وتنظيم الفوضى.

في هذه المقالة، ستكتشف ما يفعله مكتب إدارة المشروعات، وكيف يمكن أن يساعد الشركات والمؤسسات على تحقيق وتنفيذ التغييرات المناسبة للسيطرة على جميع المشروعات، ووضوح الرؤية داخل المؤسسة، وتوجيهها في اتجاه أهداف المؤسسة.

ماذا يجب أن يفعل مكتب إدارة المشاريع؟

هو فريق يتحكم في إدارة المشروعات، ويأخذ مبادرة إجراء التغيير في طريقة آداء الأعمال للوصول إلى أفضل طريقة لإدارة المشروعات.

يقوم الفريق بدراسة وفهم استراتيجية المؤسسة والأهداف المطلوب الوصول إليها، وبناءً على ذلك يقوم بتنظيم المشروعات لتكون قادرة على تحقيق استراتيجية المؤسسة، ويكون الفريق مسئولًا عن تنفيذ أفضل الممارسات عبر فرق تغيير وإدارة الأعمال في إطار من المعايير التي تضمن تغيير معايير الإدارة والجودة إلى أعلى نسبة ممكنة.

أكثر المنظمات فاعلية في تحقيق التغيير تؤمن بوجود مكتب إدارة المشاريع، حيث أظهر استطلاع مؤشر مديري المشتريات “Pulse of the Profession” في عام 2017 أن 81% من المنظمات المتفوقة لديها مكتب إدارة مشروعات، مقارنةً بـ 59% من المؤسسات ذات الأداء الضعيف لا توظف مكتب إدارة مشروعات بداخلها.

يجب على مكتب إدارة المشاريع تنظيم فوضى إدارة المشاريع المتعددة عبر فرق التغيير المختلفة على فترات زمنية محددة، ومع أهداف متنوعة؛ لينتج عن ذلك تحقيق الوضوح بالمنظمة ككل، والمساعدة في اتخاذ القرارات الصحيحة.

متى يمكن أن تفشل مكاتب إدارة المشروعات؟

يمكننا النظر إلى مكاتب إدارة المشروعات باعتبارها المنقذ للمؤسسات، ومع ذلك يمكن أن يتحول مكتب إدارة المشروعات إلى مخاطرة كبيرة عندما يصبح هيئة إدارية يمكن أن ينظر إليها على أنها إضافة “شريط أحمر” مقيد للأعمال الجارية.

في بعض الأحيان، يمكن أن ينظر إلى مكتب إدارة المشاريع كفريق يبطئ التغيير ويعترض طريقه، وفي بعض الأحيان يمكن اعتبارهم “شرطة إدارة المشروع” الموجودة لتدقيق كل مشروع وكل مدير للمشروع، هذا في حال وجود أنظمة إدارية حالية تقوم بإدارة المشروعات بشكل معقول.

وحينئذ هذا هو كل ما يجب على مكتب إدارة المشروعات الوقوف ضده، وإيصال المفهوم الصحيح عن المكتب أنه جاء لدفع إجراءات الإدارة إلى أفضل جودة ممكنة، وليس رقيبًا على الإجراءات الحالية أو مقيدًا لها.

يمكن لبعض مديري المشاريع البدء في استخدام قوائم المراجعة؛ لتحديد ما تم إنجازه وتدارك ومعالجة ما فات مدير المشروع من أعمال كان ينبغي أن يقوم بها.

المعالجة والتدارك والتعاون أفضل بكثير من اللوم وإلقاء التهم، بدون الوصول إلى حلول تقود إلى التغيير ورفع الجودة ووضوح حالة المشاريع.

الأعمال اليومية لمكتب إدارة المشروعات

يختلف دور مكتب إدارة المشروعات من مؤسسة إلى أخرى، ويعتمد ذلك على عدة عوامل؛ مثل مدى نضج المشروعات، وحجم التغيير المطلوب، والإعداد التنظيمي.

يمكن أيضاً أن نجد مكتب إدارة مشروعات يعمل داخل فرع لمؤسسة كبيرة تمتلك مكتبًا رئيسياً مركزياً لإدارة المشروعات؛ لتحقيق التناغم وتوحيد الأهداف وسبل الوصول إليها.

يجب أن يحتوي الدور اليومي لـمكتب إدارة المشروعات على 5 عناصر:

  • مساعدة المديرين التنفيذيين على اتخاذ القرارات التي تحسن استراتيجية العمل.
  • دعم وتوجيه مديري المشاريع لإحداث التغيير نحو تحقيق أهداف المؤسسة.
  • إدارة المشاريع الفعالة التي تقود المؤسسة لتكون من المؤسسات الرائدة.
  • الإبلاغ عن حالة المشاريع؛ حيث أن هناك نسخة واحدة من الحقيقة يجب أن يكون المكتب المالك الرئيسي لها.
  • ضمان الاتساق في جميع الأعمال للمساعدة في اتخاذ قرارات فعالة وعادلة.

قد يعمل مكتب إدارة المشروع أيضًا كمستشار داخلي، من خلال العمل عبر المشاريع، حيث يساعد هذا في تحقيق الاتساق ودعم مديري المشاريع.

خلاصة القول؛ ينبغي أن تكون مكاتب إدارة المشروعات مسؤولة عن تقديم التغيير.

إذا كان مدير مكتب إدارة المشاريع يتنصل من المسؤولية ويصبح “شرطة إدارة المشروع”، فاعلم أن المهمة قد فشلت، بدلاً من ذلك يجب أن يكون الفريق مسئولًا عن تحقيق التغيير.

إن فشل المشروع يجب تحويله بواسطة مكتب إدارة المشروع إلى تقدم وتحسن ونجاح، ويجب تحويل هذا الفشل في وقت مبكر من خلال دعم مديري المشروعات وإعدادهم للنجاح، بالإضافة إلى ذلك؛ يجب أن يكون مكتب إدارة المشروعات قادراً على رؤية علامات الفشل، ويجب أن يتدخل لدعم المشروع وإسداء المشورة للمنظمة، عندها يصبح مكتب إدارة المشاريع قوة داخل بنية المؤسسة يضيف قيمة حقيقية، ويتجه بالمؤسسة نحو أهدافها وتحقيق استراتيجيتها.

 

قد يهمك أيضًا : كيف تستطيع تنمية العمل الخاص بك وتوسيع نطاقه بسرعة؟ 

برجاء تقييم المقال

الوسوم

MOHAMED ATWA

افضل تقديم قيمة اكثر من مجرد أنظمة تعمل أؤمن بالقيادة نحو الرؤية MBA|SCM|ISTQB|ISTQB AGILE|ICP|ORACLE BUSINESS ANALYST EXPERT

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق
إغلاق