ريادة أعمال وإدارة

كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فائدة

كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فائدة ، لاشك أن اجتماعات العمل واحدة من الأمور الضرورية لتسيير بيئة العمل على نهج جيد، ومتوازن،ففيها يتم مراجعة أخر الإنجازات، بالإضافة إلى الأهداف الذي يرغب فريق العمل في الوصول إليها.

لكن على الجانب الآخر، ليس دائمًا ما تكون اجتماعات العمل مجدية، فأحيانًا كثيرة قد تكون مجرد مضيعة للوقت، وثرثرة فارغة، لا تنفع في شيء، وهذا بالتأكيد قد يؤثر بشكل سلبي على بيئة العمل، وعلى مساره.

إذا كنت أنت رائد الفريق، وتواجه صعوبة في القيام باجتماعات عمل مجدية، إليك في التقرير التالي، كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فائدة فتابعنا.

كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فائدة

رتب أفكارك قبل الدخول

الدخول إلى الاجتماعات بعقل فارغ، وانتظار التساؤلات التي سيتم طرحها من أجل مناقشتها أمر خاطئ تمامًا، حيث في كثير من الأحيان لن تسعفك أفكارك بشكل كافي حتى تجاوب على كل التساؤلات، أو تجد حلول فورية للمشاكل التي يتم طرحها داخل الاجتماع.

لذا، يجب عليك أن تطرح أفكارك، وتساؤلاتك الخاصة بوضع الشركة التي تعمل بها على ورقة، وحدد ما هي البنود التي ستتم مناقشتها داخل الاجتماع، ودونها على ورقة.

ترتيب الأمور التي ينبغي عليك مناقشتها في الاجتماع بشكل مرئي أمامك على ورقة سيجعل اجتماعك دقيق، ومحدد، ولن تضيع الكثير من الوقت على أحاديث جانبية لا داعي منها، أو تجد نفسك بحاجة إلى عمل اجتماع طارئ لأن هناك بند من البنود لم تقم بمناقشته في اجتماعك السابق.

لا تكن الأمر الناهي

صحيح أنك المدير الخاص بهذا الاجتماع، ولكن لا يعني ذلك أن كلامك مصدق لا يمكن لأي أحد الأعتراض عليه. أنت في النهاية بشر، ولديك العديد من الضغوطات التي تتعرض لها، لذا الوقوع في الخطأ أمر وارد، وإتخاذ قرارات بشكل جزافي أيضًا أمر وارد.

الحل هنا في خلق بيئة عمل أكثر سلاسة للمتعاملين معك، بحيث يمكنهم التعقيب على حديثك، والاعتراض على أفكارك، ومناقشة قراراتك إذا لزم الأمر ذلك.

إتاحة الفرصة للجميع في قول رأيه الجدي في الموضوع محل النقاش، يمكن ان يساعد بشكل كبير على اتخاذ قرارات مصيرية جديدة يمكنها أن تخدم بيئة العمل الخاصة بك بشكل كبير.

اجعلها في نفس الوقت واليوم من كل أسبوع

بصفتك منظم الاجتماع، حدد نفس الوقت واليوم من كل أسبوع حتى تصبح عادة. يمكن للحاضرين في الاجتماع تضمينها في جداولهم الأسبوعية.

بهذا لن تهدر الكثير من الوقت، والطاقة في محاولة تنسيق موعد اجتماع مناسب للجميع، فإذا كان موعدك ثابت معهم سيعرفون دائم أنه من الأساسيات التي لا يمكنهم غض النظر عنها.

ادع أصحاب الشأن

صحيح أنه اجتماع عمل، ولكن لا داعي لدعوة الأشخاص الذين ليس لهم علاقة بما سيتم مناقشته داخل الاجتماع، فإذا مثلًا اجتمعت مع فريق العمل الخاص بإحدى المشاريع التي تعمل الشركة عليها، لا داعي لدعوة كافة أفراد الشركة، فقط اكتفي بالأشخاص الذين يعملون على هذا المشروع بشكل فعلي، واترك باقي الموظفين لعملهم.

هذا الأمر سيجعل الاجتماع أكثر تحديدًا، وإنجاز، حيث ان من سيشاركون به هم أشخاص على دراية حقيقية بما يتم مناقشته داخل الاجتماع.

انتبه للتوقيت جيدًا

صحيح أن الاجتماعات الطويلة تكون مجدية أحيانًا، ولكن إذا تجاوزت الوقت الفعلي التي هي بحاجة إليه قد يجعل هذا فريق العمل يمل منك بشكل كبير.

نحن هنا لا نشير إلى تقليص وقت الاجتماع حتى لا يمل منك الفريق، ولكن أجعل التوقيت معتدلًا، فمثلًا 20 دقيقة لوقت اجتماع يعد أمرًا رائعًا، ولكن تحتاج إلى زيادة التوقيت على حسب ما يتم مناقشته داخل الاجتماع.

بشكل عام ضع في اعتبارك أن الأشخاص لا تستطيع التركيز على نفس الشيء بعد مرور 45 دقيقة، لذا أجعل اجتماعك متفاعلًا قدر الإمكان حتى لا يشعر الفريق بالملل، وفي نفس الوقت لا تبالغ في وقت الاجتماع.

أرسل جدول أعمال واضحًا قبل الاجتماع.

يعد إرسال جدول أعمال واضح للاجتماع قبل 24 ساعة على الأقل أمرًا مفيدًا للغاية. يحتاج الموظفون وأصحاب المصلحة الآخرون إلى فرصة لفهم نقاط الحديث الرئيسية وإعداد الأسئلة.

الأجندة الجيدة هي:

  • ابدأ بأي شيء تم الانتهاء منه هذا الأسبوع.
  • ضع قائمة بالأشياء قيد التنفيذ الآن.
  • ضع قائمة بالأشياء التي ستبدأ من الآن وحتى الأسبوع المقبل.
  • استخدم النقاط كقائمة وكن موجزًا.

أرسل جدول الأعمال بالبريد الإلكتروني كمرفق PDF في اليوم السابق للاجتماع.

كانت هذه التفاصيل المتعلقة بـ كيف تجعل اجتماعات العمل أكثر فائدة طبق تلك النصائح السابق ذكرها في المرة القادمة التي تدعو فيها فريق العمل الخاص بالاجتماع، وستجد نتائج فعالة.

هبة الفلاج

هبة الفلاح كاتبة، ومحررة إلكترونية مع خبرة عملية تمتد لأكثر من 7 سنوات، أعشق الكتابة منذ أن كان عمري 11 عام لذا، عملت كمحررة صحفية لبعض الوقت، وحاليًا اتجهت لمجال الكتابة الإلكترونية، أعشق الكتابة في كل المجالات بلا استثناء، هدفي الأساس هو أن أقدم تجربة قراءة جيدة للزائر يستفيض بها من المعلومات دون الشعور بالملل.....

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى